Datenschutzerklärung für Geschäftskunden (Versicherungsmakler nach § 34d GewO)

PilotCapital GmbH – Bahnhofstraße 3, 21224 Buchholz i.d. Nordheide

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

PilotCapital GmbH

Bahnhofstraße 3

21224 Buchholz i.d. Nordheide

E-Mail: info@kontaktpilot.de

Telefon: +49 1525 4648680

Vertreten durch die Geschäftsführung.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Lead-Generierung und -Weitergabe.

2. Datenschutzbeauftragter

Mirco Tiemann der PilotCapital GmbH

Bahnhofstraße 3

21224 Buchholz i.d. Nordheide

E-Mail: datenschutz@pilotcapital.de

3. Arten von Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer geschäftlichen

Beziehungen mit Versicherungsmaklern nach § 34d GewO und zur Weitergabe qualifizierter

Versicherungsleads. Hierbei kann es sich um folgende Kategorien handeln:

Von Interessenten (Leads):

• Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

• Geburtsdatum, Beruf, Familienstand (soweit erforderlich für Versicherungsangebote)

• Versicherungsinteresse und Risikoinformationen

• Zeitstempel, Einwilligungsnachweis (z. B. Double-Opt-In)

Von Maklern (Kunden):

• Unternehmens- und Kontaktdaten

• Erlaubnisnachweis nach § 34d GewO

• Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefonnummer)

• Vertragsdaten und Zahlungsinformationen

Zwecke der Verarbeitung:

• Anbahnung und Durchführung von Verträgen

• Lieferung qualifizierter Leads• Abrechnung und Reklamationsbearbeitung

• Steuerliche und buchhalterische Pflichten

• Durchführung von Bonitätsabfragen bei Zahlungsauffälligkeit

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB (gesetzliche Aufbewahrung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: effiziente Abwicklung, Schutz vor

Missbrauch, Absicherung gegen Forderungsausfälle)

4. Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger können sein:

• Steuerberater, Buchhaltung, IT- und Hosting-Dienstleister

• Behörden bei steuerlicher oder gesetzlicher Verpflichtung

• Kommunikation über Google Mail (Google Ireland / USA, mit Standardvertragsklauseln)

• Auskunfteien im Falle einer Bonitätsprüfung (z. B. CRIF GmbH, Infoscore)

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist über Vereinbarungen gemäß Art. 46 DSGVO (z. B. EU-

Standardvertragsklauseln) sichergestellt. Eine Ablehnung der E-Mail-Kommunikation ist

jederzeit möglich.

5. Speicherdauer

(1) Vertragsdaten mit Maklern

Vertragsrelevante Daten, insbesondere solche im Zusammenhang mit Abrechnungen und

Geschäftskorrespondenz, werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

(insbesondere § 257 HGB, § 147 AO) für 6 bis 10 Jahre gespeichert. Die Löschung erfolgt nach

Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Fristen automatisiert.

(2) Leads

Leaddaten werden standardmäßig für maximal 24 Monate gespeichert, sofern keine frühere

Löschung beantragt oder erforderlich ist.

(3) Ende der Vertragsbeziehung

Nach Vertragsbeendigung werden personenbezogene Daten des Kunden (Maklers) nach Ablauf

von 3 Jahren zum Ende des Kalenderjahres gelöscht, sofern keine längeren gesetzlichen

Aufbewahrungspflichten bestehen.

(4) Übertragung der Datenschutzverantwortung bei Lead-Bearbeitung

Sobald ein Lead einem Makler zur Bearbeitung zugewiesen wurde, geht die

datenschutzrechtliche Verantwortung für diesen Datensatz auf den jeweiligen Makler über. Der

Makler ist ab diesem Zeitpunkt gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO als Verantwortlicher im Sinne desDatenschutzrechts verpflichtet, die Daten DSGVO-konform zu verarbeiten, zu sichern und ggf.

zu löschen.

(5) Löschung nach Abschlussbearbeitung

Lead-Datensätze, deren Bearbeitung durch den Makler abgeschlossen wurde, werden

automatisiert spätestens 6 Monate nach Abschluss vollständig aus dem System der PilotCapital

GmbH gelöscht, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe einer Löschung

entgegenstehen.

(6) Archivierungspflichten

Im Falle gesetzlicher Archivierungspflichten findet keine weitere Nutzung oder Verarbeitung der

gespeicherten Daten statt. Die Daten verbleiben lediglich zur Nachweis- und Prüfzwecken in

einem abgeschotteten Archivsystem bis zum Ende der gesetzlichen Frist.

6. Rechte der betroffenen Person

Sie haben folgende Rechte:

• Art. 15 DSGVO: Auskunft

• Art. 16 DSGVO: Berichtigung

• Art. 17 DSGVO: Löschung

• Art. 18 DSGVO: Einschränkung der Verarbeitung

• Art. 20 DSGVO: Datenübertragbarkeit

• Art. 21 DSGVO: Widerspruch gegen die Verarbeitung, insbesondere Direktwerbung

• Art. 77 DSGVO: Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht

Widerruf erteilter Einwilligungen ist jederzeit möglich mit Wirkung für die Zukunft.

7. Keine Auftragsverarbeitung – getrennte Verantwortlichkeit

Die PilotCapital GmbH handelt eigenverantwortlich bei der Generierung der Leads. Mit

Übergabe an den Versicherungsmakler ist dieser selbst Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7

DSGVO für die weitere Verarbeitung. Eine gemeinsame oder weisungsgebundene

Datenverarbeitung liegt nicht vor.

8. Verpflichtung zur Datenbereitstellung

Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten. Ohne diese ist

jedoch die Durchführung der Geschäftsbeziehung unter Umständen nicht möglich.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.10. Sicherheit und Vertraulichkeit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um

personenbezogene Daten vor Verlust, Veränderung und unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Eine regelmäßige Überprüfung unserer Schutzmaßnahmen findet statt

11. Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Telefon: 0511 / 120-4500

E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

12. Aktualisierungen der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei rechtlichen, technischen oder geschäftlichen Änderungen

angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version ist unter www.pilotcapital.de/datenschutz

abrufbar.

Stand: 10. April 2025